สเปรดชีตคือภัยเงียบที่คอยฉุดรั้งศักยภาพบริษัทอสังหาฯ ของคุณ

สเปรดชีตนั้นดูเหมือนจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในการใส่ข้อมูล listing หรือนายหน้าที่มีจำนวนไม่มากนัก เรามักจะเห็นว่ามีหลายคนใช้วิธีการนี้บ่อยๆ เพราะว่าขั้นตอนการทำงานด้วยสเปรดชีตนั้นมีประโยชน์ตรงที่ “คุ้มค่า ยืดหยุ่น และปรับขยายได้ตามต้องการ” รวมถึงไม่จำเป็นต้องใช้ความรู้ทางเทคนิคมากนัก

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นคุณสมบัติหลักๆ ที่เครื่องมือสักชิ้นควรจะมี แต่ความคาดหวังที่จะใช้งานสเปรดชีตเพื่อทำตามเป้าหมายของคุณนั้นกลับไม่เคยเป็นจริงได้เลย

สาเหตุที่สเปรดชีตกำลังทำลายธุรกิจของคุณ

ด้วยเหตุที่คุณมีอะไรหลายอย่างที่ต้องทำแต่มีเวลาน้อยนิด การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญ ในท้ายที่สุดแล้ว การใช้สเปรดชีตในการจัดการ listing โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อรายการมีจำนวนมากและข้อมูลซับซ้อนนั้นกลายเป็นสิ่งที่พึ่งพาไม่ได้ งานขาดคุณภาพ และเสียเวลาโดยใช่เหตุ หัวข้อต่อไปนี้จะอธิบายสาเหตุว่าทำไมถึงเป็นแบบนั้น

1. ข้อมูลผิดพลาดและรายละเอียดโครงการสูญหาย

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีการอัปเดตหรือแก้ไขข้อมูล listing ในสเปรดชีตของคุณ เคยถามตัวเองไหมว่าคุณสามารถควบคุมข้อมูลให้ตรงกันในทุกช่องทางการขายได้หรือเปล่า

การใช้สเปรดชีตนั้นเมื่อคุณกรอกข้อมูลลงไปแล้วครั้งหนึ่ง หากต้องการแชร์ข้อมูลไปที่อื่นก็ต้องคัดลอกข้อมูลใส่แบบแมนวล ถ้ามีอัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล คุณก็ต้องอัปเดตข้อมูลในสเปรดชีตก่อนแล้วไปคัดลอกข้อมูลส่วนนั้นในทุกที่ที่แชร์ข้อมูลไปอีกครั้ง ซึ่งแต่ละครั้งก็มีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดและเสียเวลาเพิ่มขึ้นอีกเท่าตัวในการทำงาน

2. เสียเวลาทำงาน

ยิ่งบริษัทของคุณโตขึ้นมากเท่าไร เวลาและงบประมาณที่ต้องเสียไปในการทำสเปรดชีตก็ยิ่งกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและผลกำไรมากเท่านั้น

พนักงานมักใช้เวลาเฉลี่ยประมาณ 12-18 ชั่วโมงในการรวบรวมและแก้ไขข้อมูลในสเปรดชีต ซึ่งเท่ากับเวลาทำงานหนึ่งวันครึ่งเลยทีเดียว นอกจากนั้นในงานวิจัยของ Ventana Research พบว่า 50% ของบริษัทที่ใช้สเปรดชีตใช้เวลามากกว่านั้นในการเคลียร์เอกสารประจำเดือน ลองคิดดูสิว่าถ้าไม่ต้องเสียเวลาเหล่านี้คุณจะทำงานอะไรเสร็จไปกี่อย่างบ้าง

ไม่ว่าคุณจะต้องการเอาชนะคู่แข่งในตลาดหรือไม่ หากคุณสามารถทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ก็เป็นปัจจัยสำคัญอันดับต้นๆ ที่สร้างความแตกต่างให้กับองค์กรได้

ทว่าสเปรดชีตกลับฉุดรั้งให้คนต้องทำงานซ้ำๆ แทนที่จะใช้ระบบอัตโนมัติหรือปรับปรุงให้ดีขึ้นบนแพลตฟอร์มอื่น หากคุณไม่มีฐานข้อมูลกลางที่มีองค์ประกอบหลายส่วนรวมเข้าด้วยกัน คุณก็ต้องกรอกข้อมูลลงในสเปรดชีตของผู้เช่า ใบเสร็จ และอื่นๆ ที่อาจต้องทำงานเพิ่มเป็นสามเท่าก็ได้

3. ตัดสินใจได้ช้าลง

นอกจากเสียเวลาแล้ว สเปรดชีตของคุณยังขาดคุณสมบัติในการมองเห็นและจัดการ listing ออนไลน์หรือวิเคราะห์ความสำเร็จในการขายทรัพย์เหล่านั้นอีกด้วย

คุณจะเห็นภาพรวมได้ก็ต่อเมื่อมีการวิเคราะห์ข้อมูลที่ดึงมาจากหลายแผนก การใช้สเปรดชีตอาจต้องเสียเวลาหลายวันกว่าจะทำเสร็จ และกว่ารายงานจะเสร็จเรียบร้อยข้อมูลนั้นก็ไม่ใช่สิ่งที่อัปเดตล่าสุดแล้ว ด้วยเหตุนี้การตัดสินใจอย่างรวดเร็วในตลาดที่เปลี่ยนแปลงเร็วจึงเป็นเรื่องยาก

4. ความเสี่ยงด้านการรักษาปลอดภัย

นอกจากแฮกเกอร์แล้ว ช่องโหว่ด้านความปลอดภัยอาจเกิดขึ้นได้โดยไม่ตั้งใจจากทีมงานที่ไม่ได้ผ่านการฝึกฝน การป้องกันไม่ให้ทีมงานมาทำให้ข้อมูลเสียหายขณะกรอกข้อมูลมักต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมและใช้เวลามาก

ข้อมูลเหล่านี้อาจต้องมีการตั้งระบบอนุญาตการเข้าถึงไฟล์ ซึ่งจะทำให้เกิดการล่าช้าและขั้นตอนที่ไม่จำเป็นอีกมากมาย ซึ่งมีโอกาสเสี่ยงที่จะมีใครสักคนมาขโมยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับทรัพย์และธุรกิจของคุณได้

ทำงานได้ดีขึ้นโดยไม่ต้องทำงานหนักขึ้น

ซอฟต์แวร์บริหารจัดการ listing แบบออนไลน์จะช่วยให้คุณจับคู่รายการทรัพย์รอขายและเพิ่มโอกาสขายได้อย่างแม่นยำและทันท่วงที แม้ว่าสเปรดชีตและแพลตฟอร์ม listing จะเริ่มจากการกรอกข้อมูลแบบแมนวล แต่เครื่องมือบริหารจัดการ listing ออนไลน์จะเชื่อมต่อข้อมูลลีด, listing, นายหน้า, และนายหน้าร่วมได้อย่างราบรื่น ทำให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมของทีมงาน ทรัพย์รอขาย และโอกาสขายได้อย่างชัดเจน